notulen jaarvergadering

NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING HUGOGIRLS 10 oktober 2018
Aanwezig: (33 personen) Hans Rendering, Simone Drenth, Liane Borst, Helen Smit, Corinna van Beek, Arianneke Moraal, René Buter, Jurgen Borst, Annie Groenland, Marion Pannekoek, Jella Limmen, Nel Borst, Carina Borst, Judith de Mees, Carola Wijnker, Mariska Stoop, Marjon Berkhout, Maartje Deken, Danielle Konijn, Laura de Wit, Frits de Wit, Isa Groot, Karin Zuurbier, Sheila Borst, Martina van Langen, Marco Neeft, Ruud Tijm, Déanne Molenaar, Yvon Rendering, Nathalie van Schagen, Amber Groot, Marlou Zuurbier. Notulen door Annemarie van der Hulst.
Afwezig met kennisgeving: Nelleke ten Have.
Opening
Hans opent de vergadering als nieuwe voorzitter, heet iedereen welkom en stelt zich even voor.
Notulen jaarvergadering d.d. 11 oktober 2017
Notulen goedgekeurd.
Mededelingen
Jurgen Borst houdt namens de bouwcommissie een presentatie over de financiële stand van zaken rondom de verhuizing naar de huidige locatie. De duidelijke uitleg wordt gewaardeerd door de aanwezigen. Na afloop is er een vraag over het afzuigsysteem in de kleedkamers, deze lijkt het niet te doen. Dat klopt, het afzuigsysteem is nog niet werkzaam. Hier wordt nog aan gewerkt. Tevens wordt gevraagd of de parkeerplaats naast de ingang naar het handbalveld vrij gehouden kan worden voor bijv. Ambulance. Dit gaat gebeuren middels een groot geverfd kruis op die plaats.
Het bestuur wil aan de hand van een viertal stellingen de meningen peilen van de aanwezigen. Stelling 1: Hoe kunnen we de opkomst vergroten voor de jaarvergadering? De reacties geven aan dat dit echt ligt aan de betrokkenheid bij de club. De uitnodiging was in ieder geval goed bedacht en aangekomen. Er wordt geopperd om per team bijv. een vijftal leden te ‘ verplichten’ te gaan.
Stelling 2: Wel of geen kantinedienst draaien door Hugo Girls tijdens de zaalcompetitie? De algemene mening luidt: de 4, 5 maanden dat er buiten geen handbal is, ook geen kantinedienst. Tenzij je het natuurlijk gewoon leuk vindt, dan kun je je aanmelden bij de kantinecommissie.
Stelling 3: Denken jullie dat de samenwerking met het Dorpshuis in 1 jaar rond kan zijn? Uitleg hierbij dat dingen waar men tegenaan loopt en meldt, gelijk aangepakt zullen worden. Dat is de insteek van zowel handbal als voetbal. Ook uitleg over het sleutelplan: noteren wie sleutel heeft (sleutellijst) en laten ondertekenen van een sleutelbezit formulier door diegenen. Het is wel duidelijk voor de aanwezigen dat een samenwerking niet in 1 jaar rond kan zijn, dus dat geduld en begrip af en toe nodig zijn.
Stelling 4: Moeten activiteiten georganiseerd worden door iedereen? Enige discussie over het puntensysteem wat Hugo Boys heeft. Mening is dat dit lastig te organiseren is voor Hugo Girls. Men vindt ook dat ouders al jong hun kinderen de vanzelfsprekendheid van vrijwilligerswerk moeten bijbrengen onder het mom van jong geleerd.... Mensen niet in een groep aanspreken maar persoonlijk vragen om vrijwilligerstaken op zich te nemen werkt uiteindelijk het allerbest, daar is iedereen het over eens.
Kascontrole en -verkiezing
De kascontrole is uitgevoerd door Martina van Langen en Marjon Berkhout. Ze hebben het financieel overzicht en de bijbehorende stukken gecontroleerd. Het zag er goed uit en is goedgekeurd. Martina en Marjon werden gevraagd dit volgend jaar weer te doen en gaven akkoord. Dank aan iedereen.
Vragen aan de verschillende commissieleden:
Privacywet: de mening van de aanwezige leden is dat alle leden vooraf al dan niet toestemming geven inzake de Privacywet voordat het clubblad wordt rondgedeeld.
Vertrouwenspersoon: waarom deze persoon? Uitleg dat deze persoon ook vertrouwenspersoon is bij Hugo Boys en daarom ook gevraagd is.
Financiën: Voorstel contributieverhoging van €3,- a €4,- bovenop het lidmaatschap: allen akkoord.
Ook wordt gevraagd naar de verdeelsleutel inzake de kantineopbrengst: Corinna legt uit dat hierbij is gekeken naar de opbrengst van het Rondeel met een verhoging vanwege de toegenomen toegankelijkheid zoals die nu is. Alleen is de huur verhoogd dus een en ander kan tegen elkaar weggestreept. Volgend jaar wordt deze verdeelsleutel opnieuw gemaakt.
Hoe zit het met de opbrengst van de Grote Clubloten: de loten kosten €3,- per stuk, daarvan gaat €2,40 naar de club dus zeker alle moeite waard gezien het aantal leden, rond de 160.
Arianneke meldt nog dat de bonnen van eventuele uitgaven voor Hugo Girls bij haar ingeleverd moeten worden, via de mail of brievenbus.
Ook een compliment voor de schubactie: een heel gezellige avond met een topopbrengst!
Rondvraag
Judith Verwer Marjon Berkhout
Mariska Stoop
Arianneke
Yvon Rendering
Sluiting.
Vraagt of uitleg inzake AID-defibrillator breder getrokken kan worden, bijv. voetbal en handbal samen. Actie: op website laten zien waar de AID hangt. Er zou bij haar een sleutel komen te hangen om door iedereen af te halen maar die is er niet. Actie: Hans gaat hier achteraan.
Zij wil ook weten wie wat voor het jubileum gaat regelen volgend jaar. Simone vertelt dat de groep die de opening regelde ook het jubileum wil regelen. Marjon geeft aan graag te willen helpen. Actie: doorgeven aan jubileumgroep.
Vraagt of er wel of geen tapbier naar de kleedkamers mag. Corinna antwoordt dat dit mag maar wel in plastic bekers. Actie: Hans neemt dit mee naar de kantinecommissie, ook het feit dat er soms een enorme hoeveelheid geld in kas zit.
Het pad voor de kantine is een fiets/scootmobiel/voet-pad. Goed uitkijken dus bij het naar buiten gaan.
Ook vraagt ze waar je terecht kunt als je iets kwijt wil omtrent de kantine. Hans meldt dat Erik Kruijer aanspreekpunt is voor de kantinecommissie. Actie: melden op website wie aanspreekpunt is voor wat met emailadres erbij.
Zegt dat als er wat is dit ook via de app gemeld kan worden. Dit leest iedereen en dan wordt het ook opgelost.
Niets meer aan de orde zijnde wordt de vergadering om 21.50 uur gesloten.